Transformación tecnológica · Orchid House Hotels

Plataforma corporativa
integrada para Orchid House Hotels

Una arquitectura diseñada para acompañar el crecimiento de Orchid House — conectando la operación de cada propiedad, las finanzas corporativas y la inteligencia de negocio, sin perder la atención al detalle que define la experiencia Welcome Home.

Elaborado por Rafael Montero · COO, AXOVIA

Propuesta para Orchid House Hotels · Polanco · San Miguel de Allende · La Paz · Tulum

4+
Propiedades activas
4
Plataformas integradas
12
Integraciones iniciales
7
Fases del proyecto
Arquitectura

Cuatro capas, una sola plataforma

Cada capa tiene una responsabilidad clara. Diseñada para que Orchid House mantenga el control total de su operación — desde Polanco hasta La Paz — sin importar cuántas propiedades se sumen en el futuro.

Cloudbeds
Plataforma operativa hotelera · PMS nativo en la nube · Escala con cada nueva propiedad Orchid House
Reservaciones Front Desk Housekeeping Night Audit Revenue Management Channel Manager City Ledger Folios Cancelaciones Ajustes operativos
API REST
AXOVIA Integration Hub
Middleware corporativo propietario · Desarrollado por AXOVIA · El verdadero valor del proyecto
Recepción
→
Validación
→
Transformación
→
Orquestación
→
Envío ERP
→
Bitácora
Reglas de negocio Mapeo de datos Reintentos automáticos Monitoreo en tiempo real Logs de auditoría APIs corporativas Consola de control Alertas y métricas Trazabilidad por transacción
Asientos automáticos
ERP Financiero Corporativo
Plataforma financiera · Multiempresa · API abierta
★ Acumatica QuickBooks Enterprise Otros Contabilidad General Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar Compras Presupuestos Activos Fijos Multiempresa Consolidación financiera Centros de costo Intercompany
Data feed
Data Warehouse Corporativo
Repositorio centralizado de datos históricos operativos y financieros de todas las propiedades Orchid House
Queries
Magnum Leap inhouse
BI inhouse AXOVIA · 8 dashboards · KPIs en tiempo real · Desarrollado a medida
Ocupación ADR / RevPAR Revenue GOP Forecast Presupuesto vs Real Flujo de efectivo Comparativo propiedades Auditoría operativa Reportes financieros
AXOVIA Integration Hub

12 integraciones iniciales

Todos los flujos de las propiedades Orchid House pasan por el Hub. Cada reservación en Polanco, cada cierre nocturno en Tulum, cada ajuste en San Miguel — todo con trazabilidad completa y sin intervención manual.

01
Reservaciones
Cloudbeds → Acumatica CxC
02
Ingresos diarios · Night Audit
Cloudbeds → Contabilidad General
03
City Ledger
Cloudbeds → Acumatica CxC
04
Folios y cargos
Cloudbeds → Acumatica CxC
05
Cancelaciones y no-shows
Cloudbeds → Contabilidad
06
Ajustes operativos
Cloudbeds → Contabilidad
07
Catálogo de propiedades
Acumatica → Cloudbeds
08
Catálogo de habitaciones
Acumatica → Cloudbeds
09
Centros de costo
Acumatica → AXOVIA Hub
10
Compras y proveedores
Acumatica CxP → Contabilidad
11
Presupuesto anual
Acumatica → Magnum Leap
12
Consolidación financiera
Acumatica Multiempresa → Magnum Leap
Roadmap

Siete fases del proyecto

Diseñadas para que Orchid House no pierda ni un día de operación durante la transición — preservando los procesos de auditoría y la experiencia del huésped en todo momento.

FASE 01
Discovery y Levantamiento
Documentar procesos actuales, inventariar reportes de Innsist, auditorías e integraciones existentes.
⏱ Semanas 1–4 (depende del cliente)
Documento As-Is de procesos
Inventario de reportes y auditorías
Matriz de integraciones
Requerimientos funcionales
Roadmap del proyecto
FASE 02
Diseño de Arquitectura
Diseñar la arquitectura tecnológica objetivo, integraciones, modelo de datos y plan de migración.
⏱ Semanas 5–6
Arquitectura técnica
Diagramas de integración
Especificación de APIs
Modelo de datos corporativo
Plan de migración
FASE 03
Implementación Cloudbeds
Migrar la operación hotelera al nuevo PMS manteniendo continuidad operativa y procesos de auditoría.
⏱ Semanas 7–8
Cloudbeds configurado por propiedad Orchid House
Migración de reservas activas
Capacitación operativa
Manuales de usuario
Go-live con plan de contingencia
FASE 04
Implementación Acumatica ERP
Centralizar la gestión financiera de Orchid House con soporte multiempresa — una entidad por propiedad, consolidación automática a nivel corporativo.
⏱ Semanas 9–10
ERP configurado por razón social
Plan de cuentas unificado
Centros de costo y presupuestos
Multiempresa e intercompany
Consolidación financiera automática
FASE 05
Desarrollo AXOVIA Integration Hub
Automatizar el flujo completo de información entre sistemas eliminando procesos manuales.
⏱ Semanas 11–12
Middleware corporativo (12 flujos)
APIs documentadas
Consola de monitoreo
Logs de auditoría completos
Documentación técnica
FASE 06
Business Intelligence Corporativo
Desplegar la capa de inteligencia de negocio que supera los reportes históricos del grupo.
⏱ Semanas 13–14
Data Warehouse corporativo
8 dashboards Magnum Leap
KPIs ejecutivos aprobados
Reportes de auditoría automáticos
Estados financieros consolidados
FASE 07
Acompañamiento y Adopción
Garantizar que los equipos de Orchid House en cada propiedad adopten la plataforma con confianza — desde recepción hasta dirección general — y que el grupo opere de forma autónoma.
⏱ Semanas 15–18
Soporte post go-live (hypercare)
Sesiones de capacitación avanzada
Ajustes y optimizaciones de procesos
Revisión de KPIs con dirección
Documento de cierre y handoff
Resultado esperado

Una plataforma para toda la colección Orchid House

Al término del proyecto, Orchid House tendrá visibilidad operativa y financiera en tiempo real sobre cada propiedad — Polanco, San Miguel, La Paz, Tulum y las que vengan. Con la misma atención al detalle que ofrecen a sus huéspedes, aplicada ahora a su gestión corporativa.

Capacidades operativas
Operación centralizada de todas las propiedades Orchid House
Night Audit automatizado con integración ERP
Auditoría con trazabilidad de extremo a extremo
Distribución multicanal y gestión de tarifas
Infraestructura escalable para nuevas propiedades
Capacidades financieras y de BI
Consolidación financiera en tiempo real
P&L por propiedad y corporativo automatizado
Dashboards ejecutivos con KPIs hoteleros
Presupuesto vs real con alertas automáticas
Reportes de auditoría automatizados
Trazabilidad completa · reservación → resultado financiero
Reservación en Cloudbeds
Un huésped reserva el Orchid House Polanco desde cualquier canal. El PMS registra la transacción con todos sus atributos: propiedad, habitación, tarifa, canal y segmento.
Procesamiento en AXOVIA Integration Hub
El Hub valida la transacción, aplica reglas de negocio del grupo, mapea centros de costo y genera el asiento contable correspondiente. Cada paso queda registrado en bitácora.
Asiento en el ERP Financiero
El ingreso se registra automáticamente en la razón social de esa propiedad, contra el centro de costo correcto. Sin intervención manual, sin hojas de cálculo.
Visibilidad ejecutiva en Magnum Leap
La transacción fluye al Data Warehouse y se refleja en los dashboards corporativos. Dirección ve el impacto en revenue, GOP y presupuesto en tiempo real.